Si vous souhaitez être conforme au RGPD, il est primordial de choisir un DPO et vous pouvez tout à fait opter pour une personne externe à votre entreprise. Pour en savoir plus, vous pouvez toujours consulter des experts du RGPD afin de protéger vos données.
Dans cet article, vous découvrirez les principaux avantages d’un DPO externe.
DPO : qu’est-ce que c’est ?
Avant toute chose, vous devez savoir qu’un DPO signifie Data Protection Officer et que c’est une fonction instaurée par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Pour information, en français, le terme DPO est remplacé par DPD qui signifie Délégué à la Protection des Données.
Le DPO, c’est donc une personne qui s’occupe de la protection des données personnelles au sein d’une organisation ou d’une entreprise. Cette fonction peut-être exercée par un salarié interne, toutefois, il est tout à fait possible de faire appel à une personne externe.
Tout d’abord, vous devez savoir qu’un DPO externe et interne ont exactement le même rôle. Un DPO externe, c’est le garant de la légalité des traitements effectués par votre entreprise, et ce, sur les données à caractère personnel que vous possédez. Un DPO a pour obligation de s’assurer que votre entreprise respecte ses obligations ainsi que les dispositions légales en matière de protection des données et de traitements.
Les principales missions d’un DPO externe sont les suivantes :
Il doit informer les responsables de traitement sur la législation et la réglementation applicables, mais aussi conseiller l’entreprise ainsi que les employés.
Il doit contrôler le respect du règlement RGPD ainsi que les autres dispositions juridiques encadrant le traitement des données personnelles. En cas de problème, le DPO externe devra signaler les risques et les dysfonctionnements constatés.
Il doit conseiller l’entreprise pour laquelle il travaille, et ce, pour la réalisation d’une analyse d’impact. Lorsque des traitements à risque sont effectués, ces derniers doivent faire l’objet d’une analyse d’impact avant d’être déployés.
Il doit s’occuper de la sécurité du système d’information de l’entreprise et des données personnelles stockées. Un DPO externe devra mettre en place des processus et des règles afin de sécuriser au mieux les données.
Il doit être en contact avec la CNIL, car il a un rôle de médiateur entre les deux entités.
Lorsque vous choisissez un DPO externe, ce dernier doit normalement réaliser un audit de conformité RGPD qui comprend une analyse des principaux outils de l’organisme. Il devra aussi effectuer un diagnostic des données, des processus et traitements. Dernier point important, il devra réaliser un audit technique concernant la sécurité des systèmes informatiques de l’entreprise.
Les principaux avantages d’un DPO externe
Premièrement, un DPO externe doit absolument être indépendant dans l’exercice de ses fonctions. En outre, vous devez aussi savoir que l’article 38.6 du RGPD impose au DPO externe de ne pas effectuer de tâches et de missions qui peuvent le faire entrer en conflit d’intérêt avec sa fonction de Data Protection Officer. De ce fait, si vous optez pour un DPO externe, ce dernier pourra facilement régler d’éventuels problèmes.
Grâce à son expertise, le DPO prend en charge sa mission tout en apportant son expérience professionnelle au service d’une entreprise. Il est important de rappeler que pour choisir un DPO externe, vous pouvez tout à fait opter pour une personne ayant une certification. Cette dernière atteste les compétences du DPO afin d’exercer dans le domaine de la protection des données.
Un DPO externe peut travailler à temps partiel, cela vous permettra donc de réaliser des économies sur votre budget. N’oubliez pas qu’un DPO externe, c’est un expert en gestion des données personnelles et qu’il connaît le droit internet comme personne.
En bref, si vous avez une TPE ou une PME, un DPO externe comporte de nombreux avantages pour la mise en conformité RGPD.
